Готовимся к КЭДО: Как внедрить...

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не просто тренд, это реальная возможность оптимизировать бизнес-процессы и сократить затраты. Сегодня ведущие платформы, такие как Контур, СБИС и Битрикс24, предлагают готовые решения по КЭДО, активно привлекая компании к цифровизации. Но что делать, если вы не кадровик и не знаете, с чего начать?

Мы в ITConstruct прошли через все этапы внедрения КЭДО и готовы рассказать, на что обратить внимание, чтобы переход на электронный формат прошёл гладко и без сюрпризов.

Что такое КЭДО и в чём его особенности?

КЭДО — это электронный документооборот для кадровых документов. Казалось бы, всё просто, но есть одно важное отличие: перейдя на КЭДО, вы не сможете вернуться к бумажному формату. Это не бухгалтерский ЭДО, где можно использовать оба формата одновременно.

Поэтому к внедрению КЭДО нужно подойти с максимальной ответственностью. Ошибки, допущенные на старте, могут обернуться серьёзными проблемами в будущем.

С чего начать внедрение КЭДО?

1. Оцените порядок в кадровых документах

Если ваши документы оформляются "задним числом" или сроки часто нарушаются, то переход на КЭДО только зафиксирует этот бардак. Исправить что-то в электронной системе задним числом уже не получится.

Решение:

Начните с тех документов, с которыми у вас полный порядок. Самые простые (и при этом самые массовые, т.е. дающие максимальный эффект от КЭДО) - это графики отпусков и заявления на отпуск. К тому же они одни из самых коротких по срокам хранения.
В положении о КЭДО пропишите только те форматы документов, управление которыми у вас уже отлажено. Впоследствии вы сможете расширить список через новые редакции положения.

2. Обеспечьте правильное хранение документов

Кадровые документы имеют разные сроки хранения:

Графики отпусков — 3 года.
Заявления на отпуск — 5 лет.
А дополнительные соглашения к трудовым договорам — уже 50 или 75 лет в зависимости от периода делопроизводства.

Важно заранее продумать, как вы будете обеспечивать хранение этих документов. Если вы используете облачное решение, проверьте, есть ли в нём функции резервного копирования и создания архива.

3. Проведите тестирование на пилотной группе

Мы рекомендуем начать с массовых и простых документов, таких как заявления на отпуск.

Протестируйте процесс на себе и на небольшой группе сотрудников.
Убедитесь, что весь процесс — от создания документа до выгрузки его печатной копии — работает без сбоев.

КЭДО и бумага: как работать с двумя форматами?

Не забывайте, что переход на КЭДО — это право, а не обязанность сотрудников. Некоторые из них могут предпочесть бумажный формат.

Что делать:

Разработайте регламент, который учитывает работу с обеими категориями сотрудников.
Настройте процессы так, чтобы кадровая служба могла обрабатывать документы в двух форматах без дополнительных сложностей.

Итоги: как внедрить КЭДО без ошибок?

Внедрение КЭДО — это не только технический процесс, но и организационная задача. Вот основные шаги:

Проверьте готовность своих кадровых процессов к переходу на электронный формат.
Начните с простых и массовых документов, таких как заявления на отпуск, чтобы минимизировать риски.
Организуйте надёжное хранение и архивирование электронных документов.
Протестируйте все сценарии на пилотной группе сотрудников, чтобы убедиться в корректности процессов.
Постепенно расширяйте список документов, включённых в КЭДО.

КЭДО — это шаг в будущее, который помогает сэкономить время, деньги и нервы. Но только при условии, что вы подготовитесь к нему заранее.

Если вам нужна помощь с внедрением КЭДО или настройкой системы под ваши процессы, специалисты ITConstruct готовы прийти на помощь. Мы знаем, как сделать переход лёгким, безопасным и выгодным!